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加强地质调查预算财务“电子看板管理”的思考

2019-2-25 10:28:39 来源:万利国际客服矿业报 作者:吕晓岚 姚舜禹 孙月 王想红

“看板”原意为供阅读之板或者传达生产任务的卡片。最初是丰田汽车公司20世纪50年代从超市的运行机制中得到启示进而创造出来的一种生产、运送指令的传递工具,分为管理看板和生产指示看板两大类。

“看板管理”是通过看板运行达到全过程控制的一种目视化管理的技术和手段,随着管理水平的不断提高,借助于计算机技术发展出现的“电子看板”符合信息化管理新趋势,为现代管理提供了新的思路,为社会组织、企事业单位管理工作提供了新的方式。

一、“电子看板管理”是加强预算财务管理的有效手段

1.“电子看板管理”是预算财务管理的工具之一

图1发展研究中心综合业务管理系统

图2发展研究中心业务与财务一体化协同管理模型

预算财务管理是对所有财政资金预算执行过程的管理,预算财务“电子看板”通过看板及时传达工作指令,对预算执行等情况一目了然,是发现预算财务管理中的问题,使其暴露并预警,及时采取对策的行之有效且直观的手段,是实施预算财务管理必不可少的工具之一。

2.“电子看板管理”是上下级管理决策和各环节过程衔接沟通交流的手段

作为一种高效的管理手段,“电子看板”利用信息化手段,将预算执行过程通过相关媒介,直观清晰地显示出来,领导、各层财务管理人员、项目组人员可以直观地看到任务量、完成时间、进度安排等要求,实现“可视、准时、高效、沟通、共享”。“电子看板”由此成为上下级预算财务管理决策的工具,是预算财务管理各环节衔接沟通交流的手段。

3.“电子看板管理”是提高预算财务管理水平科学化的新方式

通过有效使用“电子看板”,来推行预算财务管理,有以下几个方面良好的影响。

一是科学管理,便捷统筹。一方面,看板上的数据、计划等,可根据不同项目、不同经济活动的内容和用途,详细划分设置相应的会计科目和预算科目,利用实时查询系统与数据对比系统,进行数据信息的自动分类、汇总和传递工作,实现财务管理的现代化、科学化,更便于领导进行科学判定、决定或跟进;另一方面,对于已经揭示公布出来的预算信息,可增强职工对进度、执行情况的直观感受,并强化责任心。

二是加强联动,统一认识。利用看板平台,有助于落实预算执行主体责任,便于财务和业务部门沟通协调,定期进行预算执行协调,共同解决预算执行中存在的问题,对不同类型的项目采取不同的措施,保证预算执行。并且可以通过看板来引导员工统一认识,朝共同目标前进。

三是动态监控,有效执行。根据看板内容,领导、财务工作人员、项目组成员等可以通过相关权限登录到财务管理信息系统上,进行相应的查询、填报、监督工作,实时监控资金运转情况,做到无预算不支出、超预算不报销,达到预算的刚性约束。并且可实现数据共享和信息公开,方便单位领导、部门领导、项目负责人按权限查询预算执行情况和借款情况,可根据不同要求对不同类型的项目进行控制管理,实现预算和核算的紧密结合,便于单位预算状况梳理和动态控制。

二、“电子看板管理”在预算财务管理中的应用实例

1. 高校预算财务电子看板管理

“高校财务管理驾驶舱”是一款教育部定制的管理信息系统,为高层管理层提供的“一站式”决策支持。该系统有4个方面的主要特点。

(1)不同用户进行权限管理。“高校财务管理驾驶舱”利用“1+N”的形式,实现了分层级、分角色管理。对教育部(1)主管领导和预算财务主管部门,开放所有高校(N)数据;对各高校财务部门,开放本校数据。根据不同用户角色,赋予不同权限:对教育部主管领导赋予查询、审核、警示权限;对教育部主管部门赋予审核权限;对各高校财务部门赋予业务处理权限;对其他相关人员赋予查询权限;对管理员赋予维护权限。

(2)不同平台实现集成管理。“高校财务管理驾驶舱”利用顶层设计,实现了跨平台集成,并且利用平台多模块集成从而达到预算全口径、全流程管理。一是基于已有的70余所部属高校的数据库,按照“统一权限、安全控制”理念设计信息系统,将平台划分为预算、收入、支出、结余、报表等多个模块,实现统一管理。二是在平台上添加监测预警功能,实现动态监测、及时报出。利用“高校财务管理驾驶舱”可以实时监测高校资金运转情况,根据实时数据,自动生成输出报告,亦可对异常关键指标及时预警并挖掘分析。三是平台上显示出的预算财务信息也可以为教育部和各高校的管理工作提供对比数据的基础资料。一方面,可以形成高校间的预算财务情况对比,另一方面,也实现了单位内管理的各种对比。各学校内部,可在不同年度实现纵向对比,在不同部门、不同项目实现横向对比,在同一项目不同科目实现进展对比等。

(3)不同形式表现可视管理。“高校财务管理驾驶舱”主要利用了图表和颜色区分等形式使得管理数据便捷可视化。一是使用图表直观表现关键指标的变化。通过各种常见的图表(速度表、音量柱、预警雷达等),由使用者选择自己偏好的图表类型,形象标识高校预算运行的关键指标。二是使用不同颜色对关键指标进行预警提示。如对预算执行指标,采取不同颜色提示预警。

(4)不同需求开展定制服务。“高校财务管理驾驶舱”还可根据管理需求,开展专业领域、专业功能的定制服务。

2.万利国际客服地质调查局直属单位预算财务电子看板管理

目前,万利国际客服地质调查局直属单位预算财务“看板管理”包括两种形式,一种是“电子看板”,即与预算、财务管理相关的4个管理信息系统,包括:地质调查项目预算管理系统、地质调查项目决算管理系统、财政资金预算执行管理系统、地质调查项目经费验收管理系统等;另外一种是印发的相关手册、工作指南、制度汇编、工作流程等。

(1)预算资金实现全口径管理。对广州海洋局、航空物探遥感中心、环境监测院、武汉地调中心、发展研究中心等5家地调局直属事业单位的调研结果显示,各单位现行的全口径预算管理,预算资金范围包含基本支出、基建支出和项目支出等。

(2)资金执行实现全流程管理。各单位基本实现了预算全流程管理。调研显示大部分地调局直属单位的4个信息系统独立运行,预算管理以线下编报审批为主,信息化程度低,对于看板应用经验较少。发展研究中心综合业务管理平台和广海局预算经费管理系统较有借鉴价值,初步实现了利用“电子看板”实行预算全流程管理。

(3)发展研究中心“电子看板”建设。发展研究中心通过综合业务管理平台,与局4个管理信息系统对接,集成为一个统一的管理平台,按照预算、收入、支出、结余、报表等多个模块,对不同层级用户,根据不同权限提供直观可视的关键指标分析、对比、提示、预警等功能,财务管理部门可进行综合统计分析形成报表。

一是以用章、费控和线上数据合法性为抓手,基于“地质云”构建全过程、全业务链、多层次、协同的精细化业务管理系统。

二是综合业务管理信息系统与自然资源部、万利国际客服地质调查局的业务管理系统形成了有效的对接。综合业务管理平台分为项目管理、财务管理、人事管理、成果管理等8个模块,其中经费管理包括了预算管理、在线报账、结算付款、统计报表、综合分析等5个方面,全部实现电子档案管理,可以通过影像形式实现看板管理,并能与自然资源部经费管理系统(如财务账务系统、各银行系统)无缝对接(见图1)。

三是业务与财务一体化协同管理。综合业务管理平台的构建原则是“管理制度化、制度流程化、业财一体化、管理服务化”,其中业务与财务一体化协同管理模型(见图2)是核心。平台通过“业务数据可追溯,财务数据有依据”来实现精准管理,主要有四个方面的特点:一是项目管理业务嵌套财务信息发起,全方位动态立体管控业务活动;二是财务管理源于业务活动数据,全过程痕迹化,可追溯、及时、透明、准确、完备;三是流程审批标准化、规范化;四是业务逻辑刚性制约、在线审计。

四是综合业务管理平台实现项目全流程综合管理,其中预算管理与业务管理同部署、同进行,贯穿项目立项申报、项目生成、设计评审、项目实施、成果管理、资料汇交6个阶段,在项目实施阶段,严格经费控制、实现在线报销。

五是综合业务管理平台努力实现“业务+预算刚性控制”作用,通过系统刚性约束费用报销,无预算不开支、超预算不得报销,真正实现费用管控的事前审批、事中控制、事后分析贯穿于整个业务的全过程,实现预算的刚性控制。

六是实现动态监测、及时报出功能。通过平台实时监测资金运转情况,可对预算执行率等异常关键指标及时预警并挖掘分析,并能根据实时数据,自动生成输出报告。

七是财务管理实现业务流、财务流、实物流的协同,实现了“管理业务化-业务表单化-表单流程化-流程信息化-信息智能化”。根据不同用户角色,赋予不同权限,实现分层级角色管理:对分管领导赋予查询、审核、警示提醒等权限,对业务处室及相关管理处室领导、项目负责人赋予审核权限,对财务处工作人员赋予业务处理权限,对其他相关人员赋予查询权限,对管理员赋予维护权限。

财务人员对经费管理包括经费综合管理、预算执行浏览、年度预算执行以及劳务费发放管理4个模块,可生成项目预算执行率、预算月执行率、经费支出日统计等图表查看,亦可对单个项目进行查看分析。利用图表可实现单位内管理的各种对比挖掘展开功能。可在不同年度实现纵向对比,亦在不同部门、不同项目实现横向对比,在同一项目不同科目实现进展对比等。

同时,使用图表能直观表现关键指标的变化。通过各种常见的图表(速度表、音量柱、预警雷达等),由使用者选择自己偏好的图表类型,形象标示资金运行的关键指标。并且还使用不同颜色对关键指标进行预警提示。如对预算执行指标,采取不同颜色提示预警。

三、地调局预算财务“电子看板管理”的难点和问题分析

1.难点

(1)技术难点:平台建设。预算管理的基础数据量多,手工进行统计工作量很大,研究开发预算管理信息系统,提高预算编制、执行的效率和科学性,首先需要在平台建设方面需要注意系统的完善性和数据的准确性。

(2)实施难点:多系统跨平台对接。预算看板需要实现与财政部、自然资源部、地调局以及银行系统的跨平台对接。在地调局升级一级预算单位,全面实施绩效管理的新形势下,首先要制定地调局层面的预算财务看板管理工作规划,督促各单位执行;其次要分步做好与财政部、地调局以及银行等系统的对接,减轻各系统录入人员的工作量,提高数据的准确性。

(3)内容难点:内容多,流程复杂。单位预算管理要实现全口径、全流程管理,涉及到预算、收入、支出、结余、报表等内容。一是预算看板管理需要提供直观可视的关键指标分析、对比、预警等功能,而关键指标还需要进一步明确。二是系统的内容需要进一步拓展完善,还需要配置相应的系统主动提醒功能。

2.存在问题

一是地调局及大部分直属单位对已有的4个信息系统分散运行与维护,未能集成为一个统一的管理平台管理,提供直观可视的关键指标分析、对比、提示、预警等功能。

二是各直属单位采用的预算、财务管理信息系统,功能较为单一,主要为预算支出方面,导出数据以EXCEL居多,缺乏图表等直观表现形式。

三是通过管理信息系统基础数据生成的各类报告,图表一般需要后期绘制,缺乏自动生成的功能。

四、对策建议

1.建立“1+N”预算财务管理“电子看板”

依托“地质云”平台,通过一个界面入口,整合各单位预算财务管理信息系统,跨平台集成为“1+N”预算财务管理“电子看板”,其中“1”为局机关,“N”为局直属单位的家数。“电子看板”的内容包括全口径全过程两个方面:一是集成目前30家单位(含地调局机关)的财务管理信息系统,对全口径收入(基本支出经费+基建支出经费+项目支出经费+其他来源经费)、支出(工资支出+基本建设支出+项目各科目支出等)等情况,实现实时监测、对比分析等功能;二是整合地调局已有的4个信息系统,按照预算、收入、支出、决算、结余、经费验收等全流程预算管理环节,根据一级预算单位的需求,构建与财政部以及银行系统对接的地质调查预算财务管理信息系统。

2.赋予局领导及局管理部门不同权限

预算财务管理“电子看板”为地调局主管领导及管理部门提供全方位全过程决策支持,通过各种常见的图表(速度表、音量柱、预警雷达、雷达球等)形象标示局直属单位运行的关键指标,直观监测单位预算财务运转情况,并对异常关键指标预警和挖掘分析。

一是对地调局主管领导赋予查询、警示权限,可在每月固定时间定时收到警示提醒,并根据需要查看各单位预算财务执行情况,对异常关键指标提出警示;二是对地调局财务部及总工程师室等管理部门赋予查询、审核、警示权限,可随时查询各单位、各项目的预算财务运行情况,工作量完成情况,并对重要报批程序进行审核,对异常关键指标提出警示;三是对各局直属单位财务部门赋予业务处理权限,及时处理本单位的预算财务数据,并可直接生成各种报表;四是对系统超级管理员赋予维护权限。

3.推进局各直属单位调整“电子看板”开展应用

地调局各直属单位按照局顶层设计的统一要求,结合单位的实际,制定适合本单位的预算财务管理信息系统,集成到地调局预算财务管理“电子看板”上。各单位在统一对接财务部、地调局及银行系统的前提下,结合单位自己的具体情况,探索出适合本单位的看板系统,促进单位内预算管理协调顺畅高效。包括三个方面内容:一是按照预算财务管理流程、评价体系调整看板的层级,赋予单位主管领导、财务管理部门、业务管理部门、项目负责人不同的权限;二是利用财务管理系统,建立财务管理与业务管理融合发展、协同管控的控制机制,实现电子审批,做到财务管理事前计划、事中控制和事后反馈,财务数据实现及时上报功能,传递到地调局财务管理信息系统;三是利用物理看板,在财务资产处的办公场所,粘贴制度、流程、关键环节等,起到学习与宣传效果,提升年轻工作人员的能力,规范报账人员行为,提高工作效率。□

(作者单位:万利国际客服地质调查局发展研究中心)

网站编辑:宫莉

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